Sagen blev efterfølgende indbragt for Folketinget ombudsmand. I sin beretning fra 1989 skriver han bl.a.: side 247:

"At der ligeledes skal meddeles aktindsigt i fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter skyldes bl.a. hensynet til, at den, der anmoder om aktindsigt, bl.a. ved hjælp af disse fortegnelser kan kontrollere, om der er meddelt aktindsigt i samtlige ind- og udjournaliserede dokumenter i sagen."  

side 268:

"Formålet med bestemmelserne i offentlighedsloven om, at adgangen til aktindsigt som udgangspunkt også omfatter indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter er dobbelt. For det første skal den aktindsigtssøgende herigennem kunne få oplysninger om sagens samlede behandling hos myndigheden. For det andet - og væsentligst - er formålet at give den aktindsigtssøgende mulighed for at kontrollere, om den aktindsigtssøgende har fået aktindsigt i samtlige de dokumenter, den pågældende mener at have krav på aktindsigt i. Jeg henviser herved til Folketingstidende 1963-64, tillæg A, sp. 1354, Eilschou Holm: Offentlighedsloven (1970), s. 60, betænkning. 857/1978 om offentlighedslovens revision, s. 142, Justitsministeriets vejledning om offentlighedsloven (1986), pkt. 20, Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986), pkt. 57, Asbjørn Jensen m. fl.: Offentlighedsloven (1986), s 88-89, Asbjørn Jensen m.fl.: Forvaltningsloven (1987), s. 127, samt Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 138 og - især - sp. 214. ... Efter min opfattelse har forvaltningsmyndigheden således pligt til ex officio (uopfordret - red.) at meddele den aktindsigtssøgende aktindsigt i de i offentlighedslovens § 15, stk. 1, nr. 2, og forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 2, omhandlede dokumenter samtidig med, at der i øvrigt meddeles aktindsigt i sagen."  

I Ombudsmandens egen bog fra 1994 "Forvaltningsret" s. 267 har skrevet om emnet:

"Blandt andet retten til aktindsigt i journalen må medføre, at myndighederne har pligt til at foretage journalisering af dokumenter, samt at dette skal ske snarest muligt."

Kort tid efter udgivelsen af den omtalte bog "Forvaltningsret" udtaler Ombudsmandens om klagepunktet:

"Der er ikke fastsat regler, der påbyder, at myndighederne i almindelighed skal journalisere indkommen (eller udgående) post.

Jeg har behandlet en sag om aktindsigt i nogle dokumenter om leje af færgerne "Ask" og "Urd". Sagen er omtalt i min beretning for 1993 som sag nr. 21-3. Denne sag angik bl.a. det spørgsmål at DSB ikke havde et samlet arkiv og heller ikke på de enkelte kontorer havde formaliserede arkiver med tilhørende journalark. I denne sag, der altså vedrørte det statslige område, måtte jeg konstatere, at der heller ikke på det statslige område var regler der påbyder at myndighederne i almindelighed skal journalisere indkommen post. Rigsarkivaren har nemlig ikke udnyttet en mulighed han efter § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed har for at fastsætte regler om arkivdannelsen, herunder om etablering, indretning, afgrænsning og drift af journal- og arkivsystemer. Jeg gengav i denne sag ombudsmandens udtalelse i FOB 1974/193 ff. som De også henviste til i Deres klage til tilsynsrådet. Endvidere udtalte jeg i denne sag bl.a. følgende:

Som det fremgår af den daværende ombudsmands ovenfor gengivne udtalelse, må det antages, at god forvaltningspraksis tilsiger, at myndighederne tilrettelægger journaliseringsarbejdet således, at indkommen post så vidt muligt journaliseres umiddelbart efter modtagelsen. Udtalelsen forudsætter, at posten i den aktuelle sag skulle journaliseres, men tager næppe stilling til spørgsmålet om hvorvidt der i almindelighed er pligt til journalisering.

Såfremt en myndighed undlader at foretage journalisering af indkommen (og udgået) post og fordeler dokumenter, der angår samme sag, til forskellige enheder inden for myndigheden, - således som tilfældet var i den foreliggende sag, - er der risiko for, at en anmodning om aktindsigt i en sag ikke bliver imødekommet fuldt ud, fordi der ikke er tilstrækkeligt overblik over, hvor sagens dokumenter befinder sig. For at imødegå denne risiko tvinges en borger, der under disse omstændigheder søger aktindsigt, til at foretage en væsentligt mere detaljeret identifikation af sagen eller de ønskede dokumenter, end forudsat i offentlighedslovens S 4, stk. 3. Det forhold, at en myndighed undlader at foretage en samlet registrering af de dokumenter, der hører til en sag, kan således indebære en ikke uvæsentlig forringelse af borgernes retsstilling efter offentlighedsloven, bl.a. i tidsmæssig henseende. Hertil kommer, at der under forhold, hvor der ikke er overblik over, hvor sagens dokumenter befinder sig, også i andre henseender kan være risiko for, at myndighedens arbejde ikke bliver udført på fuldt betryggende måde. På den baggrund er det min opfattelse, at god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommen og udgået post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt, (det vil sige især, hvor der er tale om større sager med mange dokumenter fordelt på forskellige administrative enheder).

Som det fremgår af denne udtalelse er det min opfattelse at det følger af god forvaltningsskik at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommen og udgået post. "... "

Tilsynsrådet udøver et legalitetstilsyn. Det vil sige at tilsynsrådet kun kan gribe ind over for en kommune, hvis der foreligger en tilsidesættelse af lovgivningen (eller af gældende ret i øvrigt). Tilsynsrådet kan således ikke tage stilling til rimeligheden eller hensigtsmæssigheden af dispositioner som en kommune foretager inden for lovens rammer. Det er almindeligt antaget, at legalitetstilsynet også afskærer tilsynsmyndighederne fra at efterprøve, om en kommunal beslutning eller adfærd er i overensstemmelse med "god forvaltningsskik". Jeg henviser bl.a. til "Lov om kommunernes styrelse, Normalforretningsorden" med kommentarer af Preben Espersen m.fl., s. 211, og til "Forvaltningsret" af Karsten Loiborg m.fl., s. 513.

Jeg kan på denne baggrund ikke kritisere at Tilsynsrådets for Københavns Amt ikke har foretaget sig noget i anledning af Deres klage over at Gladsaxe Kommune ikke fører journallister.

Ombudsmanden kan som udgangspunkt ikke foretage sig noget direkte overfor Gladsaxe Kommune i denne sag. Baggrunden herfor er at ombudsmanden normalt kun kan undersøge klager over kommunerne, hvis der på det pågældende sagsområde er mulighed for at klage til en statslig myndighed (ombudsmandslovens § 4, stk. 2). Tilsynsrådet anses i den sammenhæng ikke for at være en almindelig statslig klagemyndighed. Derfor kan ombudsmanden som nævnt ikke behandle sagen direkte i forhold til Gladsaxe Kommune. Som De tidligere har anført, har jeg mulighed for at behandle sagen direkte overfor Gladsaxe Kommune, hvis jeg tager sagen op af egen drift (ombudsmandslovens § 6, stk. 5). Dette forudsætter at der er tale om krænkelse af væsentlige retlige interesser. Den foreliggende sag har ikke en sådan karakter at jeg finder grundlag for at indlede en undersøgelse efter ombudsmandslovens § 6, stk. 5. "

Uddraget er en del af nedennævnte udtalelse fra Folketingets ombudsmand:

Siden har Folketinget ombudsmand ved lovændring i 1998 fået mulighed for at tage sagen op i Gladsaxe kommune. Der har ikke manglet opfordringer fra borgerne, men Ombudsmanden har altså ikke ønsket at forholde sig til krænkelsen af borgernes retssikkerhed.

Gladsaxe kommunes opfattelse efter ovennævnte afgørelse fremgår i en senere klagesag til Tilsynsrådet i Københavns Statsamt. som blev behandlet på Gladsaxe Økonomiudvalgsmøde af 1995.12.05. Som oplæg til beslutning i udvalget anføres:

"Forvaltningen finder ikke, at hverken offentlighedsloven eller planloven er overtrådt i forbindelse med den stedfundne proces. Kommunen har ikke en lovfæstet pligt til at journalisere eller føre postlister, men det kan oplyses, at der er igangsat et forberedende arbejde med henblik på indførelse af et samlet journalsystem"

Uddraget er en del af nedennævnte dagsorden:

I dag næsten 10 år efter at der blev klaget over de manglende journal-lister er der ikke gjort noget for at ændre på forholdene. Borgerne og pressen har aldrig fået den ret, som oprindeligt var tiltænkt dem, nemlig retten til at få en journal-liste over de sager som føres i den offentlige forvaltning. Åbenhedskomitéen har siden hen konstateret at en række offentlige myndigheder ikke journaliseres deres sager. Helt galt synes det at være i landets kommuner.