Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Forhold du bør være opmærksom på inden du begærer aktindsigt iht. Offentlighedsloven eller Forvaltningsloven

Åbenhedskomitéen vil gå vidt som at påstå, at Offentlighedslovens indhold indebærer en grad af borgerligt ombud til at føre kontrol med offentlige myndigheder. I  betænkning nr. 325/1963  er der givet en række gode argumenter for at indføre offentlighed i forvaltningen. Se ligeledes den daværende Ombudsmands argumenter for indførelse af offentlighed i forvaltningen.

I princippet er det en ukompliceret procedure at begære aktindsigt i forvaltningssager i Danmark. Hensigten bag loven var et reelt ønske om at skabe dokumentåbenhed i det danske samfund. Offentlighedslovens fædre havde et ønske om at bryde de historiske traditioner med dokumenthemmelighed, som går tilbage til enevældens tid. Lukketheden er søgt afskaffet ved at give borgere og presse mulighed for at føre kontrol med sagsbehandlingen i den offentlige forvaltning. I 1787 karakteriserede englænderen Burke Edmund pressen som "den fjerde statsmagt".

Reelt kan det være kompliceret at gennemføre en aktindsigt med held. Uanset Offentlighedslovens ikrafttræden i 1987 er en af de største forhindringer i forbindelse med det at søge aktindsigt, at der er uændrede traditioner for lukkethed i mange forvaltninger. Lukketheden skyldes i stor udstrækning manglende vilje i forvaltningen og hos de ansvarlige politikere. Det kan dog ikke afvises, at mange forvaltninger rent faktisk ikke er bekendt med indholdet i Offentlighedsloven. I små forvaltninger, som f.eks. provinskommuner, er der ofte få ressourcer til personale med den nødvendige indsigt.

Under alle omstændigheder møder man jævnligt forvaltningspersonale, som rent faktisk ikke kender Offentlighedslovens bogstav, og som bl.a. derfor optræder med traditionel lukkethed og arrogance. Her er resultatet ofte en usaglig afvisning af hele eller dele af ønsket om aktindsigt. Uoplyst forvaltningspersonale bør man møde med venlighed og oplysning om lovens bogstav.  Det kan være en fordel af have en kopi af loven med under armen. Loven kan hentes på Retsinformation, jf. Alle landets love. Krav fra forvaltningens personale, bør altid mødes med en venlig forespørgsel om lovhjemmel. Bed om navnet på personen du taler med og noter altid den postulerede lovhjemmel ned med henblik på en senere undersøgelse om rigtigheden.

Lukkethed er en del af magtens natur. Det er unægtelig nemmere for magthaveren at bevare magten, når han ikke deler sin viden med andre. Det er sagt, at "viden er magt". Hvis man accepterer det udsagn, så forstår man måske lettere, hvorfor det kan være vanskeligt for det traditionsbundne forvaltningspersonale at udlevere dokumenter i en sag. Den traditionelle politiker ønsker ofte at holde kortene tæt til kroppen indtil beslutninger er taget. Det giver mindst muligt arbejde for politikeren. Han skal således ikke argumentere for sin sag i sammen udstrækning, som hvis borgere eller presse havde adgang til alle dokumenter i en sag. Sagsdokumenterne viser også noget om hvordan forvaltningen arbejder. Ved at udlevere dokumenterne bliver forvaltningens arbejde automatisk udsat for en bedømmelse og da mange mennesker ikke frivilligt lader sig bedømme, kan der alene af den grund opstå en modvilje i forvaltningen mod at udlevere dokumenterne.

Når man prøver at forstå den modvilje, som der kan ses i traditionsbundne forvaltninger, skal man også tænke på at embedsmænd ofte fejlagtigt måler deres loyalitet i forhold til de magthavende politikere frem for i forhold til den befolkning, som de er sat til at tjene og som i øvrigt betaler deres løn.

Fejlagtig loyalitetsopfattelse og manglende sanktionsmuligheder over for de embedsmænd krænker offentlighedslovens ånd og bogstav, gør det til lidt af et forhindringsløb, før man når i mål med de dokumenter, som man har krav på.

Pga. magtens natur vil forvaltningen ofte prøve at afdække baggrunden for en aktindsigtsbegæring og samtidig bevidst eller ubevidst give dig det indtryk, at det alene er deres velvilje, som er afgørende for, om du kan få adgang til dokumenter og oplysninger, som myndigheden er forpligtet til at udlevere til dig.

Derfor bør du nøje overveje, hvordan du vil opnå at få adgang til de dokumenter og oplysninger, som du mener, du er berettiget til at få kendskab til.

En velplanlagt aktindsigtsprocedure

En velplanlagt aktindsigtsprocedure vil spare både forvaltningen og borger for meget unødigt arbejde. Succesen afhænger af såvel forvaltningens som borgerens indsats.

Åbenhedskomitéens anbefaler, at borgeren indleder proceduren med at fremsende komitéens standardaktindsigtsbegæringer. I begæringen beder borgeren om indledningsvist:

• at få besvaret en række afgørende spørgsmål vedrørende Offentlighedslovens / Forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser samt
• at få tilsendt samtlige dokumentoversigter i sagen.

Det forudsætter selvfølgelig, at disse dokumentoversigter føres. Der er desværre mange eksempler på, at forvaltningerne ikke føre disse oversigter. Det er i strid med god forvaltningsskik og formentlig i de fleste tilfælde også i strid med loven. Hvis dokumentoversigterne ikke føres, kan og bør der klages over dette forhold i første omgang til Tilsynsrådet i det pågældende Statsamt og i anden omgang til Folketingets Ombudsmand.

Hvis oversigter fremsendes, kan borgeren formentlig uden besvær udvælge de relevante dokumenter. På denne måde sparer man forvaltningen for et stort arbejde med kopiering og undgår samtidig evt. at skulle betale for unødige kopier.

Processen er tidskrævende, da forvaltningen har en frist på 10 dage, inden den skal svare. I en landsundersøgelse i samtlige landets kommuner, viste den gennemsnitlige svartid sig at være på næsten 8 dage. I en presserende situation, som f.eks. journalister ofte befinder sig i, kan det vise sig vanskeligt at afvikle proceduren i to tempi.

Men uanset hvor presserende situation man befinder sig i, bør man altid fastholde skriftlighed i proceduren.

Erfaringerne viser, at myndighedernes traditionelle arbejdsform medfører, at den aktindsigtssøgende udsættes for en del faldgruber, som følgende gennemgang skal prøve at lede udenom.

Det er Åbenhedskomitéens opfattelse, at hvis borgeren ikke får oplyst eksistensen af samtlige dokumenterne i den sag, som der søges aktindsigt i, svækkes borgerens retssikkerhed væsentligt. Derfor skal myndigheden oplyse borgeren, om alle sagens dokumenter, såvel interne som eksterne.

Folketingets ombudsmand har udtalt følgende i Folketingets Ombudsmands Beretning 2001, 21-7. Forvaltningsret 1134.2:

"Ved myndighederne manglende omtale af et eller flere dokumenters eksistens i et svar på en anmodning om aktindsigt er der en betydelig risiko for at parten – og eventuelt tillige prøvelsesmyndigheder – fejlagtigt lægger til grund at yderligere dokumenter ikke findes, således at parten allerede af den grund undlader at forfølge spørgsmålet nærmere. For så vidt afskæres parten fra ved klage til en rekurs- eller tilsynsmyndighed at få efterprøvet om afslaget på aktindsigt er lovmedholdeligt."

Den sikreste måde at få oplyst dokumenterne eksistens er at få udleveret sagens dokumentoversigt (kaldes også journal-liste), jf. næste faldgruppe nr. 2.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Mange myndigheder giver aktindsigt ved at give adgang til gennemsyn af sagen på myndighedens kontor, som begrundelse angives ofte, at så er det jo lettere at få besvaret eventuelle spørgsmål, som måtte opstå undervejs.

Denne fremgangsmåde lyder umiddelbart besnærende; men fremgangsmåden medfører efter Åbenhedskomitéens opfattelse også en del ulemper for dig som aktindsigtssøgende:

• Skriftligheden går tabt, hvorved der kan mistes skriftlige oplysninger, som kan blive af betydning for din sag senere. Bevisbyrden i en evt. klagesag bliver vanskelig at løfte.
• Du vil ofte finde dig sig i rollen som overvåget, hvilket de færreste mennesker bryder sig om. Du vil måske blive nervøs.
• Du vil være underlagt et tidspres, der måske vil gøre dig mindre koncentreret.
• Sagen indeholder måske en hel del dokumenter, der er irrelevante, hvorfor de kan virke distraherende.

Løsningen på disse problemer, at du i overensstemmelse med loven beder om at få udleveret samtlige oversigter over dokumenter i sagen. Sagen kan af forskellige grunde, fine eller ufine, blive ført som flere sager. At få udleveret oversigterne er et retskrav, som Ombudsmanden tillægger stor betydning. Dels fordi den sikrer, at såvel myndigheden som den aktindsigtssøgende til enhver tid har mulighed for at skaffe sig overblik over sagen, dels fordi den giver dig mulighed for at kontrollere, om du har fået adgang til alle relevante dokumenter og oplysninger. I efterfølgende links finder du  Ombudsmandens begrundelser: FOB 1974.193, FOB 1989.247 og FOB 1989.268. 

Dokumentoversigten skal indeholde alle aktstykker, uanset om myndighederne er af den opfattelse, at enkelte aktstykker undtagelsesvist ikke er omfattet af din overordnede ret til aktindsigt, jf. Folketingets ombudsmand FOB 2001_0-1.

Dokumentoversigten kaldes bl.a. journal-listen, registret, sagsfortegnelsen, aktfortegnelsen, aktoversigten, sagsomslaget osv. I Offentlighedsloven defineres retten til at få adgang til denne oversigt i lovens § 5, stk. 1, nr. 2, Forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 2 har samme ordlyd:

2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Fordelene ved at få udleveret oversigten er bl.a.:

• at du uforstyrret og i hjemlige omgivelser kan gennemgå sagen, og finde de dokumenter, som umiddelbart vil være af betydning for aktindsigten. På den vis begrænser du arbejdet for forvaltningen.
• at det er dig, der styrer processen.
• at du derved har lettere ved at frigøre dig fra den atmosfære af ensidig velvilje, som myndigheden vil prøve at føre dig ind i.
• at du på oversigten kan bede myndighederne om at markere eventuelle dokumenter, som myndighederne efter deres opfattelse undtagelsesvis ikke mener, at du er berettiget til at modtage.

Ulempen ved at få udleveret oversigten er bl.a.:

• at du forledes til en falsk sikkerhed. Det har vist sig, at der er forskellig praksis i den enkelte forvaltning for hvad der indskrives i dokumentoversigterne. Et problem som er voksende pga. "digitalisering" af sagerne. Hvis den aktuelle sag, er behandlet i flere forvaltninger, så har man i en vis udstrækning mulighed for at foretage krydscheck.

"Ja, men hvad vil der så kunne ske mig i andre sager, hvis jeg ikke gør, som myndigheden gerne vil have?", er et spørgsmål, som ofte stilles.

Dertil er der ikke andet at sige end, at en myndighed ikke må indlede undersøgelser af borgernes forhold, uden der foreligger konkret bevis eller begrundet mistanke om lovovertrædelser. En begæring om aktindsigt i en byggesag eller lokalplansag giver derfor ikke myndigheden ret til at indlede undersøgelser af eksempelvis dine skatteforhold.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

En del myndigheder kræver, at du fremsender en skriftlig begæring om aktindsigt.

Der er ingen krav til begrundelse og formen i øvrigt ved en begæring om aktindsigt. Myndigheden skal behandle enhver henvendelse om aktindsigt, mundtlige såvel som skriftlige. Myndigheden er endog forpligtet til at lave notat om mundtlige henvendelser. Ombudsmanden udtalte i sin beretning FOB 1989.247: "Den aktindsigtssøgende skal ikke begrunde aktindsigtsanmodningen eller i øvrigt godtgøre nogen interesse i at få aktindsigt."

Af hensyn til dit eget overblik kan det dog være hensigtsmæssigt at fremsende begæringen skriftligt. Det vil være lettere for dig at bevise din henvendelse, skulle der senere opstå problemer.

Under alle omstændigheder bør du notere i din kalender tidspunktet for din henvendelse til myndigheden, uanset om du vælger at henvende dig mundtligt eller skriftligt. Du bør også notere hvem du har talt med i forvaltningen.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Mange myndigheder bruger Offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, uden at give en tilstrækkelig begrundelse. Ombudsmanden har udtalt, at såfremt myndigheden ønsker at undtage visse dokumenter fra aktindsigt, skal den give en skriftlig begrundelse for hvert dokument, som myndigheden ikke ønsker at udlevere.

En generel henvisning til, at der i sagen findes dokumenter, som er interne, er ikke tilstrækkelig.

Her skal du særligt være opmærksom på , at førnævnte journal-liste ikke er omfattet af Offentlighedslovens og Forvaltningslovens undtagelsesbestemmelse, rent bortset fra sager som helt er unddraget aktindsigt.

Det betyder, at selvom du ikke efter forvaltningens opfattelse kan få kendskab til indholdet af et dokument, så har du ret til at blive bekendt med eksistensen af dokumentet samt evt. faktiske forhold som omtale i dokumentet.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Mange myndigheder afviser aktindsigt i hele dokumenter, uanset kun enkelte oplysninger i dokumentet er omfattet af Offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser. Der kan eksempelvis dreje sig om dokumenter, hvori der optræder navne eller personnumre som du ikke må få kendskab til.

Såfremt sådanne dokumenter indeholder oplysninger af betydning for sagen og såfremt disse oplysninger ikke er omfattet af lovens undtagelsesbestemmelser, er myndigheden forpligtet til at lave et ekstrakt af dokumentet, enten ved afskrift eller ved at man ved fotokopiering overdækker de oplysninger, som du ikke må se.

Det er væsentligt, at du allerede ved første henvendelse om aktindsigt, gør opmærksom på, at du er klar over, at du har denne rettighed. Hvis du bruger komitéens standardaktindsigtsbegæringer og følger standardprocedure har du gjort opmærksom på din rettighed.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Såfremt en myndighed modtager mundtlige oplysninger om en sags faktiske forhold, har myndigheden pligt til at notere disse oplysninger i et særskilt dokument, som skal fremgå af sagsoversigten. Pligten kaldes for notatpligt og fremgår af Offentlighedslovens § 6.

Der drejer sig både om oplysninger, som fremkommer spontant ved samtaler blandt myndighedens ansatte og oplysninger som myndigheden indhenter fra andre myndigheder eller borgere eksempelvis via telefonopkald.

Her er det også vigtigt at du fra første henvendelse om aktindsigt gør opmærksom på, at du kender denne regel, og at du ved du har ret til at blive gjort bekendt med indholdet, idet omfang det ikke er omfattet af lovens undtagelsesbestemmelser. Hvis du bruger komitéens standardaktindsigtsbegæringer og følger standardprocedure har du gjort opmærksom på din rettighed. 

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

En del myndigheder er af den opfattelse, at de vil have lettere ved at ekspedere en sag om aktindsigt, hvis de blot henviser til lovens undtagelsesbestemmelser.

Her er det særligt vigtigt for dig fra første henvendelse om aktindsigt, at gøre opmærksom på, at det forholder sig stik modsat.

Hvis en myndighed påtænker, at anvende en eller flere af lovens undtagelsesbestemmelser, skal myndigheden foretage en konkret vurdering af om hvert enkelt dokument i sagen vil kunne omfattes af undtagelsesbestemmelsen.

Med andre ord, vil en myndighed anvende lovens undtagelsesbestemmelser skal den gennemgå samtlige dokumenter for at se om der findes oplysninger som falder udenfor undtagelsesbestemmelserne. Det kan du læse mere om i denne udtalelse fra Folketingets Ombudsmand.

Det siger sig selv, at det kan påføre myndigheden en stor arbejdsbyrde at skulle gennemgå samtlige dokumenter i en sag. Derfor vil det oftest være lettere for myndigheden, at give aktindsigt i hele sagen.

For dig er det vigtigt, at du er klar over dine rettigheder, som må det være op til myndigheden, hvor meget tid den vil anvende på sagen. Husk her, at din henvendelse om aktindsigt er omfattet af Forvaltningslovens regler om sagsbehandlingstider.

I næste afsnit finder du to eksempler på skriftlige aktindsigtsbegæringer afhængigt om er er part i sagen eller ikke part i sagen.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Åbenhedskomitéen vil gerne understrege, at man bør møde sin forvaltning med åbent sind. Til trods for de mange advarsler på denne hjemmeside, er der faktisk også eksempler på embedsmænd, som udfører et korrekt arbejde. Så giv forvaltningen en chance. Når det er sagt, så må vi samtidig appellere til at den aktindsigtssøgende selv sørger for at styre processen og det gøres nemmest skriftligt. Ved udelukkende at afvikle processen skriftligt, undgår man også diskussioner, hvor det ene ord tager det andet. Man bliver meget nemt karakteriseret som kværulant. Også når man kun holder på sin lovhjemlede ret.

Meroffentlighed

Myndighedens pligt til at gennemgå sagen

myndigheden har pligt til at gennemgå samtlige dokumenter mhp. at afklare, om der helt eller delvis kan gives aktindsigt i sagens dokumenter.

Hvis du ikke får aktindsigt

Hvis du ikke har fået aktindsigt i din egen sag (Forvaltningsloven)

Hvis du har fået ulovligt afslag på aktindsigt i din egen sag, før sagen er blevet afgjort, vil det normalt betyde, at afgørelsen er ugyldig. Det skyldes, at aktindsigt er din mulighed for at blive bekendt med sagen, så du kan rette eventuelle misforståelser eller fejl.

Den ansatte, der har begået fejlen, kan få en disciplinær straf, det kan være en advarsel, irettesættelse, bøde, overførsel til andet arbejde, degradering eller afskedigelse. Åbenhedskomitéen er dog ikke bekendt med, at sådanne sanktioner er anvendt.

Hvis sagen er blevet afgjort, og du efterfølgende vil have aktindsigt og får afslag, har det ingen konsekvenser for den allerede afgjorte sag.

Hvis du ikke har fået aktindsigt i andre sager (Offentlighedsloven)

Hvis du har bedt om aktindsigt i en sag, du ikke er part i, og får ulovligt afslag på begæringen, så har det ingen konsekvenser for sagen. Dette er, fordi du ikke er part i sagen. Ved aktindsigt i sager du ikke er part i, er der alene tale om, at du vil vide noget om en sag, men den har ikke nogen konkret betydning for dig. Læs her, hvornår du er part.

Men den ansatte, der har begået fejlen, kan få en disciplinær straf, det kan være en advarsel, irettesættelse, bøde, overførsel til andet arbejde, degradering eller afskedigelse.

Er du I tvivl så henvend dig til Åbenhedskomitéen!

Aktindsigt (overbliksdokument om MEDIEJURA på CFJE)